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Последнее обновление 18.06.2019

Общая информация

Wie füge ich Dokumente vom Dateisystem hinzu?

Код артикля: #RPOHD22448

Wählen Sie vorerst den Ordner (links) aus, in welchen Sie das Dokument hinzufügen möchten. Nun können Sie das gewünschte Dokument via Drag&Drop in das entsprechende Feld (Dokumentliste) reinziehen.

Sie können ebenfalls einen ganzen Ordner aus Ihrem Dateisystem, wie oben beschrieben, reinziehen.



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Сколько документов можно связать в портфель с документами?

Код артикля: #RPOHD3772

Нет НИКАКОГО ограничения того, сколько документов Вы можете связать в портфель с документами.


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Как отделить документы от портфеля с документами?

Код артикля: #RPOHD4048

Если какой-либо документ больше не должен быть связан в портфель с документами или Вам больше не нужен сам портфель, Вы можете разделить портфель документа, щелкнув «Разделить» и подключить правильные документы к новому портфелю.


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Как объединить несколько документов в портфель с документами?

Код артикля: #RPOHD4140

В дополнение к папкам документы также могут быть связаны портфелем с документами. Это, например,полезно, когда многие документы находятся в папке, но относятся к разным бизнес-процессам.
Поместите галочку рядом с документами, которые Вы хотите связать в портфель (важно отметить, что только документы, которые в настоящее время находятся в одной и той же папке, могут быть связаны в портфель с документами), появится зеленая кнопка «Соединить в портфель с документами» ». Только после того, как Вы выбрали все документы, нажмите на кнопку. Ваши документы буддут связаны в портфель.


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Как вручную обновить распознавание текста (OCR) документов?

Код артикля: #RPOHD4232

Чтобы обновить распознавание текста вручную или, если нет, повторно создать его, выбрать соответствующий документ и щелкнуть правой кнопкой мыши по записи документа, откроется контекстное меню.

  1. Выберите «Восстановить распознавание текста» - распознавание текста будет немедленно воссоздано


Обратите внимание, что для версий документов распознавание текста воссоздается для всех версий.


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Добавить из сканера

Мой сканер не поддерживает TWAIN. Как я могу сканировать или добавлять документы в PaperOffice?

Код артикля: #RPOHD14260

Если документы и файлы уже были отсканированы или доступны в цифровом формате, их можно просто «втянуть» в любое время в соответствующую папку.
В противном случае щелкните знак «+» в приведенной выше строке меню и выберите «Бумажный документ». Затем выберите вторую запись «Импортировать документы сканирования из каталога Scan2Folder».
Затем настройте нужный каталог или скопируйте автоматически созданный C: ... \ scan2folder
При необходимости выберите, что должно произойти после сканирования, например, оптимизация или обрезка.
Нажмите «Начать сканирование». Установите сканер для автоматического размещения всех отсканированных документов в этом каталоге.
PaperOffice теперь будет отслеживать созданный вами целевой каталог, дожидаться присутствия отсканированных документов PDF, а затем обработать их.


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Какую программу я должен выбрать для оптимального сканирования?

Код артикля: #RPOHD16192

Для оптимального процесса сканирования PaperOffice предлагает три оптимизированные автоматические программы в дополнение к оригинальному программному обеспечению производителя.
Чтобы открыть соответствующее окно, нажмите «+» в верхней строке меню и выберите «Бумажный документ». Сначала выберите сканер. Обратите внимание, что установленные сканеры, поддерживающие TWAIN, отображаются автоматически.
Затем выберите соответствующую запись в области «Программа»:
1. Оригинал: сканирует программное обеспечение производителя и передает завершенное сканирование в ScanConnect. Все настройки качества предлагаются производителем сканера при выборе этой программы. Выберите этот вариант, если еще 3 не соответствуют вашим требованиям
2. Текстовые документы (автоматическая программа PaperOffice): сканирует ваши документы в черно-белом и 600 dpi, оптимизирует сканирование текста, QR-кода и распознавания штрих-кода. Идеально подходит для сканирования текстовых документов
3. Документы (автоматическая программа PaperOffice): сканирует ваши документы в оттенках серого и 300 точек на дюйм, оптимизация сканирования выполняется для графики и изображений. Идеально подходит для сканирования документов
4. Цветные документы (автоматическая программа PaperOffice): сканирует ваши документы в цвете и 300 dpi, оптимизация сканирования выполняется для графики и изображений. Идеально подходит для сканирования цветных документов


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Как работает сканирование с помощью ScanConnect?

Код артикля: #RPOHD4324

Mit Hilfe des ScanConnect haben Sie vielseitige Möglichkeiten Ihre Dokumente in PaperOffice einzuscannen oder vorhandene Dokumente von Ihrer Festplatte einzulesen.Hierbei können Sie direkt aus Ihrer Dokumentmappe auf den ScanConnect zugreifen.
Öffnen Sie hierfür die von Ihnen ausgewählte Dokumentmappe, gehen Sie auf den Reiter "Objektverwaltung" und wählen die Funktion "Scanner" aus.

Um den obigen Vorgang zu beschleunigen oder keine explizite Dokumentmappe auszuwählen, sondern eine neue zu erstellen, klicken Sie in Ihr PaperOffice Menü  wählen Sie die Funktion "Neue Dokumente einscannen" aus oder drücken Sie einfach die F5 Taste.Um ein neues Scandokument direkt in die PaperOffice Sammelablage einzufügen, öffnen Sie die Sammelablage und klicken auf "Neu" und danach auf "Papierdokumente einscannen".ScanConnect öffnet sich.

Da die Funktionen des ScanConnect sehr umfangreich sind, werden jeweilige Einstellungen und Optionen für einen automatisierten Arbeitsablauf detailliert dargestellt:

1. Sie können mit Hilfe des ScanConnects Ihr eigenes Profil anlegen. Diese Lösung ist sehr hilfreich, wenn Sie öfters verschiedene Dokumente und Dateien einscannen und nicht jedes Mal Einstellungen hierfür ändern wollen

Gehen Sie hierfür auf "Neues Profil anlegen", geben Sie eine "Bezeichnung für Ihr neues Profil" an z.B. "Digitalfoto einscannen" oder "Dokument schwarz/weiss archivieren".

Wählen Sie danach die am besten geeigneten Grundeinstellungen für Ihr neu erstelltes Profil, wie z.B. für schwarz/weiss Dokumente Farbmodus "Graustufen" oder eine niedrigere Qualitätseinstellung, aus und klicken auf "Profileinstellungen speichern".
2. Weiter können Sie folgende Grundeinstellungen für einen reibungslosen Scanablauf in PaperOffice in Anspruch nehmen: Sie haben die Möglichkeit Ihren gewünschten Scanner auszuwählen, hierfür wählen Sie einfach den aufgelisteten Scanner aus oder Ihre Dokumente oder Dateien aus einem Verzeichnis auszuwählen, dabei können Sie bereits früher eingescannte oder gespeicherte Dateien im ScanConnector aufrufen, verändern und in Dokumentmappen speichern.
Dabei empfehlen wir Ihnen einen extra Ordner für Ihre Dateien und Dokumente anzulegen, da das Programm ScanConnect Ihren kompletten Ordner nach Dateien durchsucht und bei hoher Anzahl an Dokumenten und nicht kompatiblen Formaten abstürzen könnte. Für einen reibungslosen Ablauf sollte zudem die Anzahl der Dokumente in diesem Ordner 20 Dateien/Dokumente nicht übersteigen.

Zudem haben Sie eine Auswahl an folgenden Einstellungen für Ihre Scan Dateien:

  • "Ränder automatisch beschneiden" (um schwarze Ränder zu beschneiden, die nicht in Ihrem Dokument zu sehen sein sollten)
  • "Automatisch anpassen" (falls Ihr Dokument beim Einscannen falsch ausgerichtet wurde)
  • "Leere Seiten ignorieren" (um leere Seiten in Ihren Dokumenten zu verhindern)
  • Option "Duplex-Scan" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, werden Ihre Dokumente automatisch beidseitig gescannt)
  • Option "ADF aktivieren" (Sofern Ihr Scanner diese Eigenschaft unterstützt, wird der automatisch Dokumenteneinzug für mehrere Papierseiten aktiviert)
  • Option "Sammel-Scan" (Aktivieren Sie diese Option, falls Ihr Scanner keine ADF-Funktion unterstützt und Sie manuell mehrere Seiten nacheinander scannen möchten. PaperOffice fragt Sie nach jedem Scanvorgang, ob Sie eine weitere Seite einscannen möchten)
  • Option "Originale Herstellersoftware benutzen" (PaperOffice wird versuchen das Papierdokument direkt über Ihre installierte Herstellersoftware zu scannen. Bitte beachten Sie, dass die Einstellungen in Ihrer Scansoftware vorzunehmen sind und hier definierte Option nicht beachtet werden. Zudem muss Ihre Scanner Software die aktuellen Übergabenormen erfüllen)

Setzen Sie Häkchen zu den jeweiligen Einstellungen, die Ihren Vorgaben entsprechen, und klicken auf "Scanvorgang starten".
Nachdem Ihre Dokumente und Dateien nach Ihrem ausgewählten Prinzip eingescannt oder vorgegebenen Ordner geholt wurden, erscheinen diese im Vorschaufenster.

Sie können nun, nach einem Klick mit der linken Maustaste auf das jeweilige Dokument, folgende Dokumenteigenschaften ändern:

Eigenschaften (markierte Seite)

Bezeichnung:
Geben Sie hier die Bezeichnung Ihres Dokumentes ein, diese erscheint später im FlipView. Tip: Geben Sie bei der Objekt-Bezeichnung einfach "Dokumentseite %seite von %seitenanzahl" ein und PaperOffice nummeriert ganz automatisiert Ihre Dokumente der Reihenfolge nach.

Bearbeiten (markierte Seite)

Option "Speichern als":
Sie können für jede einzelne Seite das Ausgabeformat festlegen. Wählen Sie hier das gewünschte Ausgabeformat, in welchem PaperOffice Ihr Scandokument speichert:
  • PDF/A
  • TIF
  • JPEG
  • BMP
Zudem können Optionen, wie "Farbmodus" und "Drehen" ausgewählt werden, die Vorschau Ihrer Bearbeitungen des Dokumentes, finden Sie indem Sie die "Vorschau der Bearbeitung" öffnen. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.
Option "Helligkeit / Kontrast":

Wählen Sie hier, ob Ihr Dokument etwas aufgehellt oder der Kontrast umgestellt werden sollte. Um Die Änderungen live zu sehen, klicken Sie auf "Vorschau" - eine Miniaturansicht Ihres Dokumentes wird mit den jeweiligen Änderungen angezeigt. Klicken Sie auf "Anwenden", um diese Änderungen anzuwenden, und auf "Zurücksetzen", um diese zurückzusetzen.

Option "Kompression":

Wählen Sie hier, in wie weit Ihr Scandokument komprimiert wird (nur bei JPEG). Beachten Sie bitte, das evtl. dieser Wert automatisch während des Scanvorgangs von PaperOffice korrigiert wird, um eine Lesbarkeit zu gewährleisten.


Alle Dokumentseiten speichern als

Option "Speicherformat aller Dokumentseiten":
  • PDF/A (pro Seite eine PDF-Datei): PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine PDF-Datei
  • PDF/A (alle Seiten in eine PDF-Datei): PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine PDF-Datei
  • TIF (Pro Seite eine TIF-Datei): PaperOffice erzeugt für jede Scanseite eine TIF-Datei
  • TIF (Alle Seiten in eine TIF-Datei): PaperOffice erzeugt für alle Scanseiten eine TIF-Datei
  • BMP (Bitmap)

Die Kompression kann auch hier angewendet werden, falls Sie das Speicherformat als "JPEG" auswählen

Nachdem alle Dateien eingescannt und alle Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf "Jetzt übernehmen", um die Dateien in PaperOffice zu speichern.


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Emails speichern

Wie speichere ich Outlook Emails?

Код артикля: #RPOHD16008

Dazu können Sie die gewünschte Email einfach per drag & drop in die gewünschte Dokumentmappe ziehen. Die Email wird dann samt Anlage in PaperOffice gespeichert.

Für die Corporate-Edition kann auf Anfrage ein direktes Outlook-Addin bereitgestellt werden.

Sie können auch Emails über die Verzeichnisüberwachung automatisch archivieren indem Sie entsprechende Emails über den Outlook-Regelmanager in einem von PaperOffice überwachten Ordner speichern lassen.


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Wie speichere ich Emails aus meinem Webmailer wie Gmail oder web.de?

Код артикля: #RPOHD16100

Dazu rufen Sie die Email in Ihrem Browser aus und drucken dann die Email auf den virtuellen Drucker "PaperOffice". Ihre Emai lwird dann in ein PDF/A konvertiert und in PaperOffice abgespeichert.


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Wie kann ich Emails automatisch archivieren?

Код артикля: #RPOHD18216

Nutzen Sie dazu die automatische Verzeichnisüberwachung:

  1. Richten Sie eine Verzeichnisüberwachung ein und legen Sie z.B. die Regel fest "Kategorie zuweisen > Archivierte Emails"
  2. Konfigurieren Sie jetzt Ihre Emailprogramm so, das Emails beim Eingang als Kopie in dem überwachten Verzeichnis gespeichert werden
  3. Für die vollautomatische Ablage können Sie auch die Email um XML-Befehle erweiteren


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Verlinkte Objekte einfügen

Wie kann ich auf eine externe Webseite verlinken?

Код артикля: #RPOHD17848

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Internetseite
  2. Gegen Sie die Internetadresse ein
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt und falls möglich mit FileOCRmax verarbeitet
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die Webseite.


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Wie kann ich eine Dokumentmappe mit einer anderen Dokumentmappe verlinken?

Код артикля: #RPOHD17940

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Dokumentmappe
  2. Wählen Sie die gewünschte Dokumentmappe
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die Ziel-Dokumentmappe


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Wie kann ich auf eine Datei verlinken welche nicht in PaperOffice gespeichert ist?

Код артикля: #RPOHD18032

Verlinkte Dateien werden mit einer Vorschau direkt in der Dokumentmappe angezeigt, befinden sich jedoch nicht in der PaperOffice Datenbank. Nutzen Sie diese Funktion z.B. für grosse Dateien

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Externer Windows-Datei
  2. Wählen Sie den Pfad zu der Ziel-Datei
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt und falls möglich eine Vorschau erstellt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet die externe Datei.


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Wie kann ich auf einen externen Ordner verlinken?

Код артикля: #RPOHD18124

Mit verlinken Ordner können Sie per Mausklick direkt den Ziel-Ordenr in Ihrem Windows-Dateisystem öffnen. Nutzen Sie diese Option um z.B. Projektordner mit einzubinden

  1. Wählen Sie Dokumentmappe > Objektverwaltung > Verlinken mit > Externer Windows-Ord´ner
  2. Wählen Sie den Pfad zum Ziel-Ordner
  3. Das neue Objekt wird hinzugefügt
  4. Ein Doppelklick auf diesen Link öffnet den externen Ordner


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Vom Dateisystem, NAS oder Server hinzufügen

Wie kann ich per drag&drop Dateien in eine Dokumentmappe einfügen?

Код артикля: #RPOHD18768

  1. Öffnen Sie die Dokumentmappe und wählen Sie den Reiter "Objektverwaltung"
  2. Ziehen Sie die gewünschten Dateien einfach per drag&drop in die obere Objekt-Anzeige


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Wie kann ich direkt aus dem Dateisystem eine neue Dokumentmappe mit mehreren Dateien erstellen?

Код артикля: #RPOHD18860

  1. Markieren Sie eine oder mehrere Datei
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste um das Kontextmenü
  3. Wählen Sie "in PaperOffice aufnehmen"
  4. Der Exchange Dialog von PaperOffice wird geöffnet
  5. Geben Sie ggfs, weitere Informationen oder Kategorie- Ordner an und speichern Sie


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Поддерживаемые платформы, технические требования и совместимость с оборудованием
Поддержка Рекомендации и релизы
Операционные системы
Выпущено для: Windows® 10 x64 (64bit), Microsoft® Office® 2013-2016. Рекомендовано: Windows® 10 x64 (64bit). Использование различных компонентов возможны, но могут привести к техническим ограничениям. PaperOffice необходимо для правильной работы права локального администратора. Убедитесь через установку тестовой версии, удовлетворяют ли все функции Вашим требованиям, так как из-за отсутствия поддержки обновления / системы не может быть официальный релиз.
Дисплей
Необходимы: 1280 x 768, Рекомендовано: 1920 x 1080 или более. Мобильные устройства - Необходимы: 960 x 640, Рекомендовано: 1280 x 720 или более.
Hardware
Необходимы: 4 ГБ памяти, производительность процессора Intel i5 (или эквивалент), подключение к Интернету (ниже по течению не менее 10 Мбит, выше по течению на 1 Мбит). Рекомендовано: как прежде, но 8 ГБ оперативной памяти, Intel i7 (или эквивалент), установка и база данных на SSD, подключение к Интернету (не менее 16 Мбит, восходящий синхронный или не менее 5 Мбит)
Сеть (опционально)
Необходимы: Стандартная сеть TCP / IP 100 Мбит. Рекомендуется: Стандартная сеть TCP / IP 1 Гбит. Для RSPS (Secure Personal Server) или удаленной сети сервера Подключение к серверу с мин. 50 Мбит синхронное, клиентское соединение с мин. 20 Мбит вниз по течению, 1 Мбит вверх по течению.
База данных
Необходимы: не менее 1 ГБ МБ свободного места. Рекомендовано: по крайней мере, 10GB МБ свободного дискового пространства.
Принтер / Сканер (опционально)
Для прикладных целей с небольшим объемом бумаги: коммерческий планшетный или листовой сканер с помощью WIA или TWAIN интерфейс, струйного или лазерного принтера. Для приложений со средним объемом бумаги: Мощный подачи сканер с автоподатчиком (автоматическое устройство подачи документов) с WIA или интерфейса TWAIN, лазерных принтеров. Для приложений с большим объемом бумаги: Большие комби устройства, такие как Серии Konica Minolta BizHub с WIA или интерфейса TWAIN или функции Scan2file.
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